POLÍTICA INTERNA PARA TRATAMIENTO DE, CONSERVACIÓNY SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

Artículo 1 - OBJETO: Por medio del presente documentose da cumplimiento a lo previsto en el literal k, del artículo 17, Título VI,de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsablesdel tratamiento de datos personales, específicamente el relacionado conadopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar eladecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención y consultas dereclamos.

De igual forma se pretende garantizar y proteger elderecho fundamental de habeas data en el marco de las directrices contenidas enley antes mencionada y los artículos 15 y 20 de nuestra constitución política.

Artículo 2 - ALCANCE: LA POLITICA INTERNA PARATRATAMIENTO, CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES en ESPELLAILUMINACIÓN S.A.S establece la metodología para el tratamiento de lainformación personal de nuestros clientes, proveedores y terceros interesados,almacenada en nuestras bases de datos; conforme a los requisitos de la Ley 1581de 2012 por medio de la cual se pretende “desarrollar el derecho constitucionalque tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar lasinformaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, ylos demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere elartículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la informaciónconsagrado en el artículo 20 de la misma”; al igual que su DecretoReglamentario 1377 de 2013, mediante el cual se reglamentan aspectosrelacionados con la autorización del titular de información para el tratamientode sus datos personales, las políticas de tratamiento de los responsables yencargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de información y lastransferencias de datos personales.

Artículo 3 - DEFINICIONES: Acogemos losconceptos señalados en la Ley 1581 de 2012 en el artículo 3, y el decreto 1377de 2013, los cuales establecen:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso einformado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;

2. Base de Datos: Conjunto organizado de datospersonales que sea objeto de tratamiento;

3. Dato personal: Cualquier información vinculada oque pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas odeterminables;

4. Encargado del Tratamiento: Persona naturalo jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiceel tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

5. Responsable del Tratamiento: Persona naturalo jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decidasobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;

6. Titular: Persona natural cuyos datospersonales sean objeto de tratamiento;

7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto deoperaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento,uso, circulación o supresión.

8. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escritagenerada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de susdatos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de laspolíticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma deacceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar alos datos personales.

9. Dato público: Es el dato que no seasemiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros,los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio yasu calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datospúblicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judicialesdebidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

10. Datos sensibles: Se entiende por datos sensiblesaquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generarsu discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, laorientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenenciaa sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevaintereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos ygarantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a lasalud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

11. Transferencia: La transferencia de datos tienelugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales,ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor,que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera delpaís.

12. Transmisión: Tratamiento de datos personalesque implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de laRepública de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamientopor el encargado por cuenta del responsable.

Artículo 4 – PRINCIPIOS: Los principiosque rigen la presente política están alineados con los establecidos en la Ley,y son los siguientes:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento dedatos: Nos ceñimos a los lineamientos constitucionales, legales y moralesen materia de tratamiento de datos personales;

2. Principio de finalidad: El Tratamiento de la informaciónpersonal de nuestros clientes obedece a los fines propios de nuestraorganización y están de acuerdo con la Constitución y la Ley. Esta finalidad escomunicada al titular de la información;

3. Principio de libertad: El manejo de la informaciónpersonal por parte de la organización, ha sido previamente autorizado por eltitular de la misma, de forma expresa. Estos datos no son obtenidos odivulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicialque releve dicho consentimiento;

4. Principio de veracidad o calidad: La informaciónsujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobabley comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos,fraccionados o que induzcan a error;

5. Principio de transparencia: Garantizamos altitular de la información en cualquier momento y sin restricciones, informaciónacerca de la existencia de datos que le conciernan;

6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamientose sujeta a los límites propios de la relación contractual con el titular, delas disposiciones de la presente ley y la Constitución.

En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas porel Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

El acceso a través de internet de parte de la información personal se encuentracontrolado de tal forma que solo el titular de esta pueda acceder a la misma;

7. Principio de seguridad: Controlamos nuestra plataformatecnológica mediante mecanismo que brindan seguridad a los registros evitandosu adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

8. Principio de confidencialidad: Los datospersonales obtenidos como resultado de la relación comercial y/o contractualcon nuestros clientes, son de carácter reservado y solo serán utilizados paralos fines propios del desarrollo de nuestro objeto social.

Artículo 5 – AUTORIZACIÓN: La recolección,almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por partede ESPELLA ILUMINACIÓN S.A.S, requiere del consentimiento libre,previo, expreso e informado del titular de los mismos. Existen mecanismoseficientes para obtener dicha autorización y la verificación de la misma encualquier momento.

La autorización es una declaración en la cual seinforma al titular de los datos personales:

1. El responsable o encargado de la recopilación de lainformación.

2. Cuáles son los datos personales que se recopilan.

3. Cuál es la finalidad de dicha recopilación.

4. Cuáles son los derechos que le asisten en relaciónal acceso, corrección, actualización o supresión de dichos datos personalessuministrados.

5. Cuáles datos sensibles son recopilados (En caso queaplique).

La información de nuestros clientes que acceden alsitio WEB se recopila en primera instancia en el formulario de la página decontacto de nuestro sitio WEB donde se les informa y se les pide que aceptennuestra Política para Tratamiento, Conservación y Supresión de DatosPersonales. No es carácter obligatorio que los clientes que ingresan a travésde este medio tecnológico suministren sus datos personales, sin embargo estosdatos, así como la aceptación de nuestra Política para Tratamiento,Conservación y Supresión de Datos Personales, si son obligatorios para ponerseen contacto con nosotros por este medio.

Los registros de autorización para tratamiento deinformación personal son digitalizados y almacenados la plataforma de nuestrositio web y en nuestra plataforma de correo (outlook.com) para su posteriorrecuperación en los casos que amerite.

Artículo 6 – DERECHOS DE LOS TITULARES: De conformidadcon lo señalado en la Ley 1581 en el artículo 8 y el Decreto 1377 de 2012 en elartículo 18, el titular de los datos tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datospersonales frente ESPELLA ILUMINACIÓN S.A.S

2. Solicitar prueba de la autorización otorgadaa ESPELLA ILUMINACIÓN S.A.S

3. Ser informado por ESPELLA ILUMINACIÓN S.A.S,previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria yComercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, previoagotar los recursos que dispone ESPELLA ILUMINACIÓN S.A.S parala solución de las mismas.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresióndel dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos ygarantías constitucionales y legales.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personalesque hayan sido objeto de tratamiento.

Artículo 7 – DEBERES DE ESPELLA ILUMINACIÓN S.A.SPARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno yefectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstasen la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por elTitular;

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidadde la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorizaciónotorgada;

4. Conservar la información bajo las condiciones deseguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso oacceso no autorizado o fraudulento;

5. Garantizar que la información que se suministre alencargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobabley comprensible;

6. Actualizar la información, comunicando de formaoportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de losdatos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidasnecesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta ycomunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;

8. Suministrar al encargado del tratamiento, según elcaso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado deconformidad con lo previsto en la presente ley;

9. Exigir al encargado del tratamiento en todomomento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de lainformación del Titular;

10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en lostérminos señalados en la presente ley;

11. Adoptar un manual interno de políticas yprocedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y enespecial, para la atención de consultas y reclamos;

12. Informar al encargado del tratamiento cuandodeterminada información se encuentra en discusión por parte del Titular, unavez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámiterespectivo;

13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dadoa sus datos;

14. Informar a la autoridad de protección de datoscuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos enla administración de la información de los Titulares.

15. Cumplir las instrucciones y requerimientos queimparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 8 – PROCEDIMIENTOS: El titular dela información puede llevar a cabo peticiones, consultas y reclamos, y ejercersu derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos y revocar laautorización.

Para efectos de materializar los derechos señaladosen el Artículo 6 del presente documento, ESPELLA ILUMINACIÓN S.A.S,procederá mediante mecanismos idóneos de verificación, que dicha solicitudprovenga efectivamente del titular de la información antes de proceder con eltrámite de la misma. Una vez constatada la idoneidad del titular, se procederáa dar trámite de la petición, consulta y/o reclamo pertinente.

Parágrafo 1: DE LA CONSULTA Y PETICIONES. La consultaserá atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partirde la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consultadentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos dela demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual enningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimientodel primer término.

Parágrafo 2: DEL RECLAMO. Para efectos de dartrámite a los reclamos se debe suministrar la siguiente información:Identificación del Titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,la dirección, y acompañar los documentos que se quieran hacer valer. Si elreclamo resulta incompleto ESPELLA ILUMINACIÓN S.A.S requerirá alinteresado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamopara que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha delrequerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, seentenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no seacompetente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un términomáximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluiráen la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y elmotivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyendadeberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será dequince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de surecibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, seinformará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderásu reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábilessiguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo 3: DE LA SUPRESIÓN DE DATOS. El titularde la información tiene el derecho en todo momento, a solicitar a ESPELLAILUMINACIÓN S.A.S la eliminación de sus datos personales cuantoconsidere que:

· No están siendo tratados conforme a los principios,deberes y obligaciones prevista en la Ley 1581 de 2012.

· No son necesarios o pertinentes para la finalidadpara la cual fueron recolectados.

· Han superado el periodo necesario para elcumplimiento de los fines para los cuales fueron recolectados.

En todo caso la supresión o eliminación de datos nose trata de un derecho absoluto y ESPELLA ILUMINACIÓN S.A.S, negaráel ejercicio del mismo en los siguientes casos:

· El titular tenga un deber legal o contractual depermanecer en la Base de Datos.

· Se vean obstaculizadas actuaciones judiciales oadministrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación ypersecución de delitos o sanciones administrativas.

· Sean necesarios los datos para proteger interesesjurídicamente tutelados del titular; para realizar acciones en función delinterés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por eltitular.

Parágrafo 4: DE LA REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Lostitulares de los datos pueden revocar la autorización al tratamiento de susdatos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida unadisposición legal o contractual. En todo caso los tiempos para efectos degestionar revocatorias de la autorización se acogerán a lo establecido en elParágrafo 2 del presente artículo en concordancia con el Artículo 15 de la Ley1581 de 2012.

Es de aclarar que existirán casos en los cuales elconsentimiento, por su carácter contractual propio de la relación entre eltitular y ESPELLA ILUMINACIÓN S.A.S, o por disposición legal nopodrá ser revocado.

Artículo 9 – DESCRIPCION DE LA FINALIDAD PARA LACUAL SE UTILIZARÁN LOS DATOS RECOGIDOS. Los datos personales que ESPELLAILUMINACIÓN S.A.S solicita tiene como finalidad:

· Lograr una eficiente comunicación con nuestrosclientes, proveedores y terceros interesados, como consecuencia de lamaterialización de nuestro objeto social y de la relación contractual conestos.

· Promocionar nuestros servicios y productos.

· Informar sobre novedades, nuevos productos oservicios que estén relacionados con nuestro objeto social.

· Dar cumplimiento a obligaciones contraídas connuestros clientes, proveedores y terceros interesados, como consecuencia de lamaterialización de nuestro objeto social y de la relación contractual conestos.

· Realizar encuestas de percepción de la satisfacciónde los servicios ofrecidos.

· Realizar actividades de conocimiento del cliente.

· Transferir datos personales a terceros vinculadoscomercialmente con ESPELLA ILUMINACIÓN S.A.S

· Determinar si nuestros clientes califican o no paraacceder a los servicios prestados por ESPELLA ILUMINACIÓN S.A.S ymedir el nivel de riesgo.

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de2012, le comunicamos al titular de la información cuáles son los datospersonales recolectados en nuestra base de datos con las finalidadesanteriormente indicadas. En cuanto al tiempo de permanencia de los mismos, serámientras se encuentren vigentes obligaciones contractuales o/y| legales decualquier tipo a nuestro cargo.

Artículo 10 – RESPONSABILIDAD: ESPELLAILUMINACIÓN S.A.S, sociedad regular de comercio, legalmente constituida,designa a Michel Di Capua, o quien haga sus veces; la responsabilidad para laatención de peticiones, consultas y reclamos, descritos en el Artículo 8 delpresente documento; ante quien, el titular de la información podrá ejercer suderecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar laautorización, mediante comunicación escrita o por correo electrónico ode manera personal en la siguiente dirección : Carrera 5 # 77 – 51 , BogotáColombia, o al correo electrónico: [email protected]

Artículo 11 – VIGENCIA. La presente POLITICA INTERNA PARATRATAMIENTO, CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES, rige a partir deldía 12 de Octubre del año2017.